提高个人生产力的10个小窍门

在回想过去的一天或者过去的一个星期的时候,您是否也有这样的感觉,自己预计要做完的事完成了还不到一半?不管是什么样的目标,比如一个成功的职业 生涯,创业开公司,家庭生活美满,学新语言或是乐器,旅行,等等,时间都是最珍贵的,而您的这些个目标是否能实现,很大程度上依赖于您如何利用时间。一天 只有24小时,一分钟也不会多,时间是唯一一种在它面前人人平等的资源,所以我们每个人都应该尽可能最好的使用它。

在工作,学习,家庭生活外,再想维护几个博客已经很不容易,这也让我从中理解了时间的价值,使我明白提高时间管理和生产力是我每次投入到新计划的时候所必要的条件。以下是我从经验和阅读中总结的10个提高个人生产力的窍门:

1-前一天计划第二天要完成的任务

这 是一个很简单但是很容易被忽略遗忘的办法,即”To do list”。首先它的好处自然是避免遗忘,而不用花费时间精力去想自己该做什么可以让思维自由,这个时候更加容易专心于一件事,因为其他的事都在list 中跑不掉。此外,列出计划可以让自己更加清楚一天(或更长时间短)的任务量,清楚地了解那些任务是首要的,那些次要一些。也只有这个时候我们才能知道任务 量过重,需要拿几个给其他日子。做这种计划的工具有很多,如Gmail就可以。

2-做计划的时候要现实一点

这 有些反人性,我们在做任务表的时候,往往会感觉列出来就是完成了,或者列出来就会完成,这是一种欺骗性的满足感。根据个人经验,在计划的时候列太多任务是 会降低生产力的,原因有很多,可能是因为那种满足感,也可能是因为面对太多任务产生的压力,一天下来只完成了不到一半的任务也会使人丧失自信,起码对对自 己的工作方法失去自信,甚至感觉自己对自己的生活失去了控制。当自己被挫败感和压抑淹没之后,做什么都是没有效率的。动力没有了,生产力自然下降,有时候 甚至会导致对某些计划的完全放弃。因此,先并不要忙于做计划,花一个星期时间观察自己的生产力,看看自己一天究竟能做多少量的事,在以后按照这个量制订计 划,先不必考虑生产力是否提高,因为那是必然的,等你一天的工作量完成后还有大量剩余时间的时候,就可以在计划中增加分量了。

3-从最重要的开始

一 天的计划,从最重要的开始做起,这最重要的任务可能并非是一天性的任务,可能是长期的,而这样的任务往往是对最终的目标(或者说梦想)的实现是至关重要 的。此类任务为什么不能推后一点做呢?首先,这样的任务往往需要最集中的注意力,而早晨集中注意力比较容易。另外,我们知道一天中发生的事并不能按照我们 的预期,把重要的事放到后面常常会因为偶然事件导致最重要的任务最后没有完成。

4-如果一个任务两分钟内就可以解决,那么就立刻动手

将 这样的任务向后推是常见的毛病,因为它们好像无关紧要。但是这样做的坏处很多,首先,在您列任务计划的时候,2分钟的任务跟最重要的任务花掉的您的列任务 表的时间是一样的,将这样的任务向后推会最后导致您列出的任务表质量降低,因为被这些小任务淹没了。此外,这些无关紧要的任务一旦被积攒成重要着急的任务 时,花掉您的时间可能远远大于立即做的时间。同时,当这些小任务的量到达一定数目后,就会成为您压抑的源泉。

5-留出时间余地给身边的人和自己的兴趣爱好

有 效率,完成很多的工作并不意味着要投入全部时间,而忽略身边的人,放弃自己的兴趣爱好。正相反,千万不要打这些时间的主意。如果您不给自己任何放松的时 间,长期来看,您的动力会受到影响,而短期您可能觉得自己有进步,产出高。另外,牺牲娱乐,爱好和跟家人相处的时间用来完成任务,会让您放弃对效率的追 求,最后您只是在用更多的时间换更多的产出而已。

6-将大目标分解为若干小目标

这种方式在企业中很常见,也是项目管理的艺术,个人计划有大有小,大的人生计划绝对不会逊色于一个企业项目,将计划分成若干任务并合理地控制是必要的,它可以让您清楚地掌握进度,避免将时间损失在“自我寻找”当中,更不会因大目标的难度和容量使自己失去动力。

7-放弃看电视

首 先看电视是一项很耗时的活动,一天看3小时电视好像不算什么,可是一共才有几个小时呢?另外,看电视是一种被动性的活动(相反阅读就是主动性的),只有在 你用遥控器换频道的时候才稍有些主动性,人的大脑和身体在被动了一段时间后很难立即投入到主动的活动中,您就算硬着头皮干活,也不会有效率。并不是说电视 是万恶,只是您需要在电视面前变得主动。如果您是烟民,您起码知道吸烟有害健康,那么,作为电视观众,您是否了解电视可能对您的影响呢?如果不知道,去了 解一下。

8-45分钟原则

简单说就像上学,只不过现在您做自己的教育局,在列任务计划的时候或者在将大计划分 为小任务的时候,以45分钟为限,一个任务如果需要超过45分钟的时间,就继续拆分。在这45分钟内,精神集中,一气呵成,然后给自己15分钟的自由时间 想干什么都好。这样可以保证您在做一个任务时的注意力,45分钟的活也不会显得那么可怕,此外,这个方法对于治疗拖拉的性格也很有效,基本上越是令人厌烦 的任务这个方法就越有效。根据不同情况和“疾病”程度,这个时间可以调整为30分钟,甚至是10分钟。

9-缩减和控制您的信息来源

整 天说“信息时代”,其实仔细看看,这个所谓的“信息时代”只是信息量大,传播速度快而已,信息的质量是否提高了呢?其实没有。古代边防几百里急报传递了一 个月到了京城,敌人确实打过来了;今天某地震局说近期没有地震所有人都立刻听到了,但是晚上灯就开始晃悠… … 有这样一条逻辑:做一个决定需要掌握一些信息,那么今天掌握一个题目的所有信息是不可能的,而信息就像饥饿的人吃的馒头,越吃作用越小,最后饱了的时候再 多一个就可能导致呕吐。信息也是一样,差不多就行了。如果您一天的任务当中某一个需要一定信息,那么导致您最后没有完成的一个很可能的原因就是您花了一天 时间在网上找信息。

10-小心邮件病毒

这里不是说通过邮件传播的计算机病毒,而是邮件对您效率和生产力的影 响。如果您对着电脑工作,那么邮件就可能是您最大的分心因素,没完没了的刷新,一会看一眼。规定自己每天阅读邮件的时间是必要的,这就好比您在工作单位, 每隔5分钟就有一个同事过来跟您说话,您自然工作不下去。此外,邮箱服务中都有很多功能,尽量利用起来,如根据关键字自动将同主题邮件归类,给不同主题制 订不同颜色,标记重要发件人等。如果您试着过滤一下,您会发现,最后80%以上的邮件最后都是要进入垃圾站的。

本文转自王馨语博客

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